קופה חכמה לעסק – להתקדם לטוב ביותר!
הקופה הרושמת הומצאה בסוף המאה ה-19 ולאורך המאה ה-20 עברה שינויים ופיתוחים רבים בהתאם להתפתחות של עסקי הקמעונאות. נכון להיום, הקופה הרושמת היא מערכת ממוחשבת המשמשת למגוון רחב של משימות ניהול שוטף של בית העסק. במדריך שלפניכם תוכלו למצוא מידע מקיף על כל היתרונות הנלווים לרכישת קופה ממוחשבת וחכמה לבית העסק.
קופה ממוחשבת לעסק – השקעה חכמה לטווח הארוך
רכישת קופה ממוחשבת וחכמה לבית העסק היא השקעה לטווח הארוך, וזאת לנוכח העובדה הפשוטה שהקופות המודרניות יודעות לספק לכם מגוון רחב של פתרונות מעשיים לצרכי ניהול בית העסק ברמה השוטפת. אומנם חלק מהיזמים ובעלי העסקים רואים ברכישת קופה ממוחשבת וחכמה לבית העסק, הוצאה כספית גבוהה והם מחפשים אחר אלטרנטיבות יד שנייה במחירים נגישים יותר, אך ההשקעה הראשונית ברכישת קופה ממוחשבת וחכמה לבית העסק, תאפשר לכל בעל עסק ליהנות ממגוון רחב של יתרונות במספר היבטים מרכזיים כגון:
- העצמת חוויה הקנייה – קופות חכמות מסייעות לשיפור חוויית הלקוח והן מאפשרות תשלום נוח ומהיר במגוון רחב של אמצעי תשלום בהתאם לצרכי הלקוחות.
- חיזוק המותג – הצבתן של קופות ממוחשבות וחכמות תורמות לחיזוק המותג בקרב קהל הלקוחות וממתגות את בית העסק כמתקדם וטכנולוגי.
- יעילות מיטבית בכל הנוגע לצמצום זמני ההמתנה בתור – קופות ממוחשבות וחכמות מסייעות לקיצור זמני ההמתנה בתור לתשלום ובתוך כך מקלות על עמדות קופות התשלום בזמן עומס.
- התאמה מיטבית למסופי אשראי מסוג EMV – קופות חכמות וממוחשבות הן בעלות תקן לביצוע תשלומי אשראי באמצעות מסופוני EMV הנחשבים למסופי אשראי מאובטחים. תקן זה מאפשר בין היתר קבלת תשלום באמצעות טלפונים חכמים וארנקים דיגיטליים, כאשר החיבור למסופונים ניתן ליישום גם באמצעות מסופונים ניידים ואפליקציות הניתנות להתקנה בטאבלטים וטלפונים חכמים.
- הפקת דו"חות לניהול שוטף של בית העסק – מעבר לפונקציה של קבלת תשלום, הקופה הממוחשבת והחכמה מאפשרת למנהלי בית העסק ליהנות ממגוון רחב של פעולות שכל אחת מהן מייעלת את הניהול השוטף של בית העסק. בין היתר, הקופות הממוחשבות והחכמות יודעות להנפיק דו"חות בכל הנוגע לניהול מלאי של סחורות, הוצאות והכנסות, דו"חות ספקים ועוד מגוון רחב של דו"חות המכילים בתוכם נתונים חיוניים וחשובים לניהול נכון וממוקד של בית העסק.
- המתממשקות לאפליקציות ייעודיות – כל קופה חכמה וממוחשבת יכולה להתממשק למגוון רחב של אפליקציות לניהול מלאי מתקדמות מסוגן באמצעותן ניתן לעקוב אחר פעילות הקופה מכל מקום בעולם ובכל רגע נתון. אפליקציות אלו מבוססות על טכנולוגיית הענן והן מאפשרות לבעלי העסק לגשת לנתוני הקופה מכל מקום ובכל זמן. באופן זה, ניתן לעקוב אחר פעילות בית העסק מבלי להיות נוכחים בו פיזית.
- הכשרה מהירה ומקצועית של עובדי קופה חדשים – השימוש בקופות החכמות והממוחשבות הוא נוח וידידותי, דבר ההופך את הליך קליטת עובדים חדשים ו/או הכשרת עובדים למהיר, יעיל ונוח מבלי להידרש לזמני חפיפה ממושכים.
- שיפור משמעותי של סביבת העבודה – מכלול היתרונות הנלווים לשימוש במערכות קופה חכמות וממוחשבות, תורם רבות לסביבת עבודה דינמית, יעילה ומתקדמת מסוגה, ואין זה משנה אם מדובר בבתי עסק גדולים או קטנים, היעילות באה לידי ביטוי בכל פרמטר.
פתרונות היקפיים לקבלת תשלום וסליקה
מערכות של קופות חכמות וממוחשבות מאפשרות לכם ליהנות ממגוון רחב של פתרונות היקפיים בכל הנוגע לקבלת תשלומים וסליקת אשראי. לפניכם, מידע תמציתי על הפתרונות השונים המוצעים לכם בכל מערכת:
- קופות ממוחשבות בטכנולוגיית ענן – אנחנו חיים בעולם דיגיטלי ולכן רוב ההתנהלות העסקית שלנו מתרחשת במרחב הווירטואלי. הקופות החכמות והממוחשבות לבתי העסק הן למעשה מערכות מחשוב מתקדמות המאפשרות לכם לאחסן את כל המידע באמצעות טכנולוגיית ענן ובכך לחסוך עלויות נלוות לאחסון מידע על גבי שרתים פרטיים. מעבר לכך, האחסון בענן הוא מאובטח ברמה הגבוהה ביותר והוא מאפשר לכם ליהנות מגישה מיידית ממגוון רחב של מכשירים שונים בכל רגע נתון.
- מסופוני אשראי ניידים וקופות ניידות – מערכות של קופות ממוחשבות מאפשרות לכם להתקין אפליקציות שונות במסופוני אשראי וקופות ניידות ובכך לייעל את עבודת הקופה, כאשר הלקוחות יכולים לשלם גם מבלי לגשת לעמדות הקופה. אופציה זו פותחת עבורכם מגוון רחב של אפשרויות בכל הנוגע להצבת דוכני מכירה ותשלום בכל מקום.
- המתממשקות של המסופונים לאפליקציות חיוב – אופציה נוספת העומדת לרשותכם לצרכי חיוב מרחוק באמצעות מערכות היא במסגרת התממשקות של טלפונים חכמים למערכת הקופה. באופן זה תוכלו לבצע חיובי אשראי בצורה מאובטחת ומיידית מכל טלפון נייד של אחד או יותר מעובדי בית העסק מכל מקום ובכל זמן.
- קופות בשירות עצמי – מערכות של קופות חכמות וממחושבות מאפשרות לכם לפתוח עמדות קופה בשירות עצמי בהן הלקוחות סורקים בכוחות עצמם את המוצרים ומחייבים את עצמם. קופות בשירות עצמי הפכו בשנים האחרונות לפופולאריות בבתי עסק עם מספר גדול של עמדות קופה (רשתות שיווק וכדומה) ולפי כל המחקרים שנערכו בנושא הן מקצרות באופן משמעותי את תורי ההמתנה לתשלום ומעצימות את חוויית הלקוח. מעבר לכך, הן מגדילות את התקופה ומייעלות את כוח האדם בבית העסק.
- מערכת תיאומים לחיובי אשראי – טעויות ופערים בין חיובים מתרחשות בכל בית עסק, וככל שבית העסק גדול יותר ומתנהל עם שיטות תשלום שונות, כך גובר הסיכון להתרחשותן של טעויות חיוב. בקופות הממוחשבות והחכמות, תוכלו לשלב מערכת תיאומים המבצעת עבורכם ביקורת אוטומטית של כל התשלומים ובאופן זה תוכלו לצמצם באופן גורף את הטעויות בחיוב והפערים בין החיובים בבית העסק לבין הזיכויים מחברות האשראי.
- מערכות סליקה ניידות לחיוב מרחוק – היכולות של מערכות הקופה הממוחשבות לבצע חיובי תשלום מרחוק, מאפשרות לכם להרחיב את נקודות התשלום ואפילו לשלוח סוכני מכירות לשטח עם אפשרות ממשית לביצוע עסקאות הכוללות גם חיובי מיידי והפקת חשבוניות "על המקום", וזאת לצד אפשרויות נוספות להצבת עמדות מכירה ותשלום מחוץ לבית העסק.
כל אלו ועוד הופכים את השימוש במערכות קופה חכמה לעסק לאמצעי רב עוצמה בכל הנוגע לביצוע חיובי תשלום.
התאמת קופות רושמות לבית העסק – כיצד?
קופה רושמת היא מוצר בסיסי והכרחי בכל בית עסק, ולכן, הבחירה בין סוגי הקופות הרשומות העומדות לרשותכם כיום, מומלץ שתעשה בהתאם לצרכי בית העסק. במקרים מסוימים, תוכלו להסתפק בקופה רושמת עם מספר פעולות בסיסיות ובמקרים מסוימים תדרשו לרכישת קופות חכמות ומתקדמות מסוגן. כך או אחרת, קיימת חשיבות רבה לבירור צרכי בית העסק לצורך התאמת הקופות הרושמות. בשורות שלפניכם תוכלו למצוא מספר שאלות שהתשובות לגביהן יאפשרו לכם לבחון את צרכי בית העסק בנושא ולקבל את ההחלטה הנכונה ביותר עבורכם.
- מה מספר עמדות התשלום הנחוצות לכם בבית העסק?
השאלה הראשונה שאתם צריכים לשאול את עצמכם לצורך בחירת קופות חכמות לבית העסק קשורה למספר עמדות התשלום הנחוצות לכם והוספת עמדות תשלום בעתיד ו/או הטמעה של אמצעי תשלום נוספים. במידה והגדלת מספר עמדות התשלום יכולה לייעל את סביבת העבודה בבית העסק, אל תהססו לעשות זאת באמצעות מערכת קופות חכמות וממוחשבות. במידה ואתם יכולים להסתפק בעמדת קופה אחת מרכזית, מומלץ לבחון את הקופות הרושמות עם התכונות הבסיסיות. - מהו אופן התשלום בבית העסק ואיזה נתח יש לכל שיטת תשלום?
שאלה מרכזית נוספת בדרך לבחירת קופה רושמת הוא נושא אופן התשלום הנפוץ ביותר בבית העסק. כיום, לא מעט עסקים מקבלים תשלום דרך האינטרנט או הטלפון וחלק מהעסקים מתנהלים עם תשלום פיזי בעמדות הקופה, ולכן, התאמת סוג מערכת התשלום חשוב שתעשה בהתאם לנתח התשלומים אותם אתם מקבלים בעמדות תשלום פיזיות ובהתאם לנתח התשלומים המתקבלים דרך הטלפון או האינטרנט. - איזו אפשרות תשלום הכי מתאימה לקהל הלקוחות שלכם?
על מנת לבחור נכון מבין סוגי מערכות הקופות הרשומות החכמות, אחת מהשאלות שחשוב שתשאלו את עצמכם היא איזה אפשרויות תשלום אתם רוצים להעמיד לרשות הלקוחות שלכם, וזאת בהתאם לאופי וסוג בית העסק אותו אתם מנהלים. בבתי עסק בתחום האירוח (מסעדות וכדומה), קיימת חשיבות רבה לכך שתאפשרו ללקוחות לשלם באופן מיידי ומהיר באמצעות אפלציקיות לטאבלטים של המלצרים. בבתי עסק גדולים עם תנועת לקוחות ערה לאורך כל שעות הפעילות קיימת חשיבות להצבת עמדות קופה בשירות עצמי לצד קופות מאוישות ובכך לקצר באופן משמעותי את התורים לתשלום. ככל שתמקדו את החשיבה שלכם לאופן בו ללקוח יהיה הכי נוח ויעיל לשלם לכם, כך תוכלו להעצים את חוויית הקנייה. - מהם השירותים הנדרשים לכם ממערכות הקופה?
קופות חכמות וממחושבות מאפשרות לכם ליהנות ממגוון רחב של פעולות ניהול מתקדמות באמצעותן תוכלו לנהל את בית העסק ברמה השוטפת. הפתרונות הטכנולוגיים המוצעים לכם כיום בכל מערכת של קופה רושמת דיגיטלית, הם מגוונים והם כוללים בין היתר גם פעולות מעקב אחר נוכחות עובדים באמצעות שעוני נוכחות משולבים, וזאת לצד מערכות לניהול הזמנות ומשלוחים, מערכות לניהול מועדוני לקוחות, מערכות לניהול כרטיסי גיפט קארד ומערכות נוספות של אחת מהן יכולה לייעל באופן משמעותי את הפעילות העסקית שלכם.
קופות חכמות – מה חשוב לדעת על עלויות הרכישה?
כפי שציינו בפתיח, העלות הראשונית של מערכות קופה חכמות וממוחשבות היא השקעה לטווח הארוך עבור בתי העסק הנדרשים למערכות אלו, כאשר מכלול היתרונות הנלווה לפונקציות העבודה של הקופות החכמות, הופכות את ההשקעה למשתלמת ביותר. יחד עם זאת, חשוב לציין שלא כל בית עסק נדרש למערכת קופה חכמה וממוחשבת וחלק מבתי העסק יכולים להסתפק בקופות רושמות עם פעולות בסיסיות לצרכי חיוב תשלומים. כמו כן, חשוב לציין שגם ברכישת מערכות קופה חכמות וממחושבות, המחיר הסופי נקבע בהתאם להיקף המוצרים ושירותים אותם אתם מעוניינים שהמערכת תספק לכם ובהתאם למספר עמדות הקופה הנחוצות לכם. קופה רושמת עם מספר פעולות בסיסיות תעלה לכם אומנם כמה אלפי שקלים בודדים אך יש לקחת בחשבון שמעבר לתשלום הראשוני תדרשו לתשלום נוסף לצרכי תפעול שוטף של הקופה, לרבות, תשלום בגין אחסון נתונים וכדומה.
להלן נתונים אודות תעריפי קופות רושמות בסיסיות וקופות רושמות ממוחשבות:
קופה רושמת לעסק קטן עד בינוני – בין 4,000 ל- 7,000 ש"ח
קופה רושמת לעסק גדול וחברות מסחריות – בין 7,000 ל-12,000 ש"ח
קופה רושמת למסעדות, בתי קפה וכדומה – בין 5,000 ל-14,000 ש"ח
מנגד, העלות של קופה רושמת ממוחשבת משתנה בהתאם לפרמטרים שונים כגון: היקף הפיצ'רים של המערכת הממוחשבת. רוצים לדעת איזו קופה ממוחשבת יכולה להתאים לעסק שלכם וכמה היא עולה? לחצו כאן וקבלו ייעוץ מקצועי ובחינם בנושא.
כל הסיבות הנכונות להתקדם לקופות ממחושבות
אם גם אתם מתלבטים בכל הנוגע לזהות הקופה לבית העסק זה הזמן להכיר את כל הסיבות הנכונות לרכישת קופות ממוחשבות:
בגלל פונקציות הניהול של המערכת – קופות ממוחשבות הן קופות עם מערכת ניהול מלאי מתקדמת מסוגה המאפשרת לכם לבצע מגוון רחב של משימות ניהול ההופכות את הניהול השוטף של בית העסק לפשוט יותר, יעיל יותר ומהיר הרבה יותר.
בגלל סביבת התשלום הנוחה לכל לקוח/ה- קופות ממוחשבות מאפשרות לכל לקוח/ה לשלם באמצעי התשלום הנוח והזמין ביותר בעבורו, לרבות אמצעי תשלום מתקדמים כגון ארנק דיגיטלי, טלפון חכם וכדומה.
בגלל הנוחות של עובדי קו קופה – קופות ממוחשבות מייעלות את סביבת העבודה של עובדי קו קופה ומאפשרות לכל אחד ואחת מהעובדים "לתקתק" את תהליך החיוב והתשלום
בגלל שהעולם הופך לדיגיטלי ואין סיבה שתישארו מאחור – קופה רושמת דיגיטלית היא בראש ובראשונה מוצר דיגיטלי המאפשר לכם לאחסן את נתוני הדאטה באמצעות טכנולוגית ענן מאובטחת ומתקדמת מסוגה.
בגלל קיצור התורים – קופות ממוחשבות מייעלות את עבודת הקופאי ומקצרות באופן משמעותי את התורים לתשלום בבית העסק.
בגלל אפשרויות התשלום הנפתחות עבורכם – כפי שציינו למעלה, לקופות הממוחשבות מגוון רחב של פונקציות ממשיות לחיוב מכל מקום באמצעות טלפונים חכמים וטאבלטים המתממשקים למערכת הניהול של הקופה הממוחשבת.
בגלל עמדות הקופה בשירות עצמי – קופות ממוחשבות מאפשרות לכם לפתוח עמדות קופה בשירות עצמי ולאפשר ללקוחות לבצע את החיוב בכוחות עצמם.
רכישת קופות ממוחשבות – איפה הכי מומלץ ?
אם גם אתם מבינים שקופה ממוחשבת היא המוצר הנכון ביותר עבורכם זה הזמן לבחור את המקום הנכון בו תבצעו את הרכישה. לצורך כך, אנו ממליצים לכם להתייחס למספר פרמטרים מקצועיים, וביניהם:
הניסיון המקצועי של בית העסק – קופות ממוחשבות מומלץ לרכוש באמצעות בתי עסק העוסקים ומתמחים בנושא. באופן זה תוכלו להבטיח לעצמכם שירותי ייעוץ מקצועיים לצורך בחירת הקופות הממוחשבות הרצויות לכם על פי צרכי בית העסק וליהנות ממגוון רחב של קופות ממוחשבות.
היקף השירותים המוצעים לכם על ידי בית העסק – חשוב לבדוק האם בית העסק דרכו אתם מתכננים את הרכישה מספק לכם גם שירותי תמיכה ותחזוקה של המערכות הממוחשבות. כמו כן, מומלץ לבדוק את פתרונות השירות המוצעים לכם בכל הנוגע להדרכת עובדים לתפעול המערכת.
היקף ותנאי האחריות – קופות ממוחשבות לבית העסק הן מוצר יוקרתי בעלות גבוהה יחסית, ולכן, חשוב לבדוק היטב את סוג ותנאי האחריות המוענקת לכם במעמד הרכישה.
היצע מערכות הקופה המוצעות לכם – שוק הקופות הממוחשבות כולל בתוכו עשרות מותגים שונים המיוצרים על ידי חברות מובילות בתחום, ולכן, חשוב לבדוק את ההיצע המוצע לכם על ידי בית העסק ואת החברות העומדות מאחורי הליכי הפיתוח והייצור של המערכות הממוחשבות.
שירות ויחס אישי – רכישת קופות ממחושבות לבית העסק חייבת להיעשות בהתאם לצרכי בית העסק בכל הנוגע לאופן החיוב ולכן חשוב להיוועץ עם אנשי מקצוע מטעם בית העסק המעניקים לכם שירותי ייעוץ והכוונה לצורך רכישת קופות ממוחשבות המותאמות לכל הצרכים שלכם.
שדרוגים – קופות ממוחשבות ניתנות לשדרוג באמצעות פיצ'רים וטכנולוגיות שונות אותן ניתן להטמיע במערכת הממוחשבת. בדקו איזה סוגי שדרוגים מוצעים לכם ואת עלויות השדרוג.
מעבר לכל אלו, אנו ממליצים לכם לקיים סקר השוואתי בין מספר ספקי קופות ממוחשבות ולבחון את המחיר המוצע לכם בהתאם לאיכויות הקופה ולפונקציות השונות אותה היא מעמידה לרשותכם. ברוב המקרים לא מומלץ לבחור ספק על סמך המחיר הנמוך ביותר אלא על איכויות הקופה והתאמה לצרכי בית העסק. למידע נוסף בנושא לחצו כאן
